Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (RhGDC)

Hysbysiad Preifatrwydd Cleientiaid

Ar Fai 25ain 2018, daw un o’r newidiadau mwyaf i gyfraith preifatrwydd data’r Deyrnas Unedig i rym. Mae’r Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (neu’r RhGDC yn fyr) yn gam gwirioneddol bositif tuag at roi mwy o reolaeth i bobl o ran y ffordd y defnyddir eu data a’r ffordd y cysylltir â nhw. Bydd y newidiadau hefyd yn helpu i ddiogelu eich data personol yn well. Rydyn ni wedi diweddaru ein polisi preifatrwydd i adlewyrchu’r newidiadau hyn. Mae'r Cynllun Adfocatiaeth Iechyd Meddwl (CAIM) yn ymroddedig i ddiogelwch data a phrosesu data personol yn deg ac yn dryloyw. Mae’r Polisi hwn yn nodi’r ffordd y bydd CAIM yn ymdrin â data personol.


Darllenwch y Polisi hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig ynglŷn â phwy ydyn ni, sut a pham y byddwn yn casglu ac yn storio eich data personol, eich hawliau mewn perthynas â’ch data personol, sut i gysylltu â ni, a sut i gysylltu â’r awdurdodau goruchwyliol os digwydd i chi fod eisiau adrodd pryder ynglŷn â’r ffordd y byddwn yn prosesu eich data personol.


Pwy ydyn ni

Mae CAIM yn darparu gwasanaeth adfocatiaeth annibynnol, cyfrinachol, am ddim sy’n deg ac yn hygyrch i bobl Gwynedd ac Ynys Môn gan weithio i’r Siarter Adfocatiaeth a thrwy’r Safon Nod Ansawdd Adfocatiaeth.


Mae CAIM â statws elusennol: Elusen Gofrestredig Rhif 1054623 ac mae’n Gwmni sy’n Gyfyngedig drwy Warant, Rhif 03170574 wedi’i chofrestru yn Lloegr/Cymru 2003


Pa ddata personol fyddwn ni’n ei gasglu?

Data i ganiatáu i’r CAIM ddarparu’r gwasanaeth gorau posib sydd ei angen arnom ni i gasglu peth gwybodaeth amdanoch chi.

Gwybodaeth fel eich enw a’ch cyfeiriad, eich dyddiad geni, rhifau ffôn ac unrhyw wybodaeth sy’n berthnasol i’ch problem adfocatiaeth chi.

Fe wnawn sicrhau fod unrhyw ddata personol y byddwn yn ei brosesu yn fanwl gywir, yn ddigonol, yn berthnasol a heb fod yn ormodol, a byddwn yn ei ddefnyddio i’r pwrpas y’i cafwyd.


Adfocatiaeth gymunedol – pa mor hir wnawn ni gadw eich data personol?

Er mwyn casglu’r ystadegau sydd wedi’u gwneud yn ddienw ac sy’n ofynnol gan ein harianwyr, fe gedwir y cofnodion y byddwn yn eu dal am gyfnod o 18 mis yn dilyn cau achos. Bydd gwybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel yn ein system gyfrifiadurol.


Adfocatiaeth statudol – pa mor hir y gwnawn ni gadw eich data personol?

Bydd y CAIM yn cyflenwi adfocatiaeth statudol yn unol â’r Ddeddf Iechyd Meddwl a’r Ddeddf Galluedd Iechyd Meddwl. Mae yna fframwaith cyfreithiol sy’n cwmpasu’r gwasanaethau hyn ac ni ellir dileu gwybodaeth y cleient oddi arno ac mae’n rhaid ei chadw am chwe blynedd.


Sut fydd data personol yn cael ei ddiogelu?

Bydd y CAIM yn diogelu eich data personol ac mae’n ymwybodol o’i oblygiadau diogelwch gwybodaeth.

Rydyn ni’n gweithredu cronfa ddata adfocatiaeth i gadw eich gwybodaeth electronig yn ddiogel. Yn ogystal, fe gedwir dogfennau mewn cabinet ffeilio dan glo. Byddwn yn cyfyngu ar fynediad at eich data personol i’r rheiny sydd ag angen gwirioneddol i wybod o fewn y sefydliad. Ni chaiff ei rannu ag unrhyw un arall oni bai i chi ofyn i ni wneud hynny neu ei bod yn ofynnol drwy gyfraith i ni wneud hynny.

Mae gennym hefyd weithdrefnau wedi’u sefydlu i ddelio ag unrhyw dor-diogeledd a amheuir. Fe wnawn eich hysbysu chi ac unrhyw reolydd cymwys o dor-diogeledd data a amheuir lle bydd yn gyfreithiol ofynnol i ni wneud hynny.

Mae’r unig eithriad i’r amser y byddem yn datgelu gwybodaeth rhywun wedi’i esbonio’n llawn ym Mholisi Cyfrinachedd CAIM.


Eich hawliau chi

Yn ôl y RhGDC mae gennych wahanol hawliau o ran ein defnydd ni o’ch data personol chi:

Hawl i Gael

Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r data personol rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi drwy gysylltu â ni drwy e-bost, ffôn neu lythyr. Gyda’ch cais rhowch wybodaeth a fydd yn ein galluogi i wirio eich hunaniaeth. Fe wnawn ymateb i’r cais o fewn 1 mis. Sylwch fod yna eithriadau i’r hawl hwn. Mae’n bosib na fyddwn yn gallu rhoi’r wybodaeth i gyd ar gael i chi, er enghraifft:

pe byddai’r wybodaeth sydd ar gael i chi’n datgelu data personol am berson arall

fe’n gwaherddir yn gyfreithiol rhag datgelu gwybodaeth felly,

nid oes unrhyw sail i’ch cais, neu os yw’n eithafol.


Hawl i gywiriad

Ein nod yw cadw eich data personol yn fanwl gywir ac yn gyflawn. Byddwn yn eich annog i gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir isod i roi gwybod i ni os nad yw peth o’ch data personol yn fanwl gywir neu’n debygol o newid. Bydd hyn yn sicrhau y gallwn gadw eich data personol yn ddiweddar.


Hawl i ddileu

Mae gennych hawl i ofyn am i’ch data personol gael ei ddileu, er enghraifft pan na fydd y data personol yn angenrheidiol bellach i’r dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer; lle byddwch yn tynnu eich cydsyniad i brosesu yn ôl; lle nad oes yna unrhyw fudd cyfreithiol tra phwysig i ni barhau i brosesu eich data personol, neu fod eich data personol wedi’i brosesu’n anghyfreithlon. Os hoffech wneud cais am gael dileu eich data personol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir isod.


Hawl i wrthwynebu

Mewn amgylchiadau penodol mae gennych hawl i wrthwynebu i’ch data personol gael ei brosesu. Os hoffech wrthwyneb i’ch data personol gael ei brosesu, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir isod.


Hawl i gyfyngu ar brosesu

Mewn amgylchiadau penodedig mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich data personol ymhellach. Cysylltwch â ni i gael manylion pellach.


Hawl i gludadwyedd data

Mewn amgylchiadau arbennig mae gennych hawl i ofyn i beth o’ch data personol gael ei ddarparu i chi. Gallai hyn fod mewn fformat sy’n beiriant-ddarllenadwy.

Bydd hyn yn caniatáu i chi symud, copïo neu drosglwyddo data’n rhwydd o un amgylchedd TG i un arall mewn ffordd sy’n ddiogel, heb effeithio ar ei ddefnyddioldeb.

Sylwch fod y RhGDC yn rhestru’r eithriadau i’r hawliau hyn. Os byddwn yn methu â chydymffurfio â’ch cais oherwydd eithriad, fe wnawn esbonio hyn i chi yn ein hymateb.


Cwynion

Os byddwch yn credu y gallai eich hawliau diogelu data fod wedi’u torri, efallai yr hoffech ystyried cofnodi cwyn â Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y DU.


Newidiadau i’r Polisi hwn

Yn y dyfodol fe gyfathrebir unrhyw newidiadau i’r polisi hwn drwy ein gwefan:

www.advocacyscheme.co.uk


Cysylltwch â Ni

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r Polisi hwn cysylltwch â ni fel a ganlyn:

Ffôn: (01248) 670 450

E-bost: dpo@mhas.co.uk

Ysgrifennwch atom ni yn CAIM, Llawr Gwaelod, 12 Llys Castan, Ffordd Y Parc, Parc Menai, Bangor, Gwynedd. LL57 4FH.